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如何有效的组织管理会议

2013-03-23 20:36 来源: BNET商业英才网T|T

  在每天的绝大部分工作时间中,大家是不是都在忙于参加一场接一场看不到尽头的众多会议,由于还要手忙脚乱地回复各种电子邮件,因而连关注会议的实际进行情况也无法做到。如果大家给出了肯定答案的话,我还有几条好消息要公开:你并不孤单。所有人都在这么做。但从另一方面来看,这也并不能证明该做法就是完全正确的。实际上,由于系统已经完全崩溃了,因此只有从内部才能进行修复。

  最近,《哈佛商业评论》就针对如何打破沉迷于会议之中的错误模式进行了专门介绍,这篇文章提出了很有启发性的观点。之前的时间,我就对不必要的会议进行过多次严词抨击;实际上,我甚至对无用会议的成本情况进行过详细论述(提前披露一下:有73%的专业人员承认自己在参与不关注的会议时将进行不相关的其它工作,这是一个很高的比例)。

  我们如何才能打破这个循环?《哈佛商业评论》就提供了一个非常酷的决策树小模型,能够帮助大家跳出到循环之外。当然,它也并不属于什么内容高深的火箭科学;不过,我们只要认真考虑一下这些说法的话,还是能够获得相当有价值的领悟:

  * 如果一场会议的主题并不属于本团队优先事项,正确的选择就应该是谢绝邀请。

  * 如果会议主题并不属于个人优先事项,就应该将邀请委托给其它人。

  * 如果会议主题确实属于当前优先事项,而坐在会议室里进行交流却不属于最佳处理方式时,正确的做法就应该选择谢绝邀请将时间留给解决问题的规划之中。不要在意所付出的代价:电话、晃动某人的办公桌……大家明白了吧。

  * 如果确实必须参加会议的话,就应该在到场之前花费一点时间对所参与部分进行全面规划。在这里,正确的做法就是一定要确保能够利用最小的投入,最短的时间来达到最大的效果。

  大家务必牢记,如果试图打破遍及全美绝大多数企业的会议文化,唯一的途径就是从内部干掉这只怪兽。在这里,为了实现减少人们对于会议的依赖让工作变得更加有效率的目标,就有下面列出的几件事情可以去做:

  * 不要仅仅因为30或者60分钟是outlook对于会议时间的标准设置就直接作出选择。如果实际情况容许的话,将会议时长控制在15分钟以内或许会是更可行的做法。

  * 必须竭尽全力将会议实际参与者的人数降到最低程度。实际上,对于大型会议来说,能够获得的实际效果就与参与者名单的长度成反比。

  * 在自己的日程安排中标注出完成工作的时间。毕竟,对于不必要会议来说,一份所有时间全面开放的日程规划就属于最佳邀请。

  * 绝对不要安排仅仅会对情况进行说明的会议——这项工作使用电子邮件就可以完成。

  * 务必确保每次会议上都会有指定人员来对会议情况进行记录,并负责交办事项的分配工作。

作者:佚名   责任编辑:闫羽
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